Wat is het echte probleem achter de volle inbox? 

In kleine bedrijven is e-mail vaak tegelijk klantenservice, sales, planning en interne communicatie. Zonder afspraken ontstaat er chaos: iedereen voelt zich verantwoordelijk, dus in praktijk voelt niemand zich echt verantwoordelijk. Het gevolg: gemiste kansen, dubbele antwoorden en frustratie bij klanten én team. 

Aantal mailboxen

Er zijn 3 manieren om  binnenkomende mails te collecteren :

• Eén gedeelde inbox (bv. info@, support@): 
  Goed voor overzicht en samenwerking, maar vereist duidelijke regels wie wat oppakt. 
• Inbox per team (sales@, support@, boekhouding@, sales@): 
  Helpt om expertise te bundelen, maar kan leiden tot “schuiven” van mails. 
• Inbox per persoon (vooral bij freelancers / microteams): 
  Simpel, maar kwetsbaar (ziekte, vakantie) en weinig schaalbaar. 

Voor de meeste kleine bedrijven werkt een centrale inbox per proces het beste: bv. support@ voor klantvragen, facturatie@ voor geldzaken, sales@ voor offertes. Koppel daar een eenvoudig triage-proces aan. 

Mailbox triage

Mailbox triage houdt in dat je inkomende e-mails snel sorteert, prioriteert en actie onderneemt om chaos te voorkomen en Inbox Zero te bereiken. Dit is ideaal voor drukke freelancers zoals jij met veel business mails. Gebruik methodes als GTD of de 4D-regel voor efficiënt beheer.

Basisstappen voor triage

Scan je inbox snel op urgente mails van belangrijke afzenders, zoals klanten of je netwerk in West-Vlaanderen. Verwijder of archiveer irrelevante mails direct, en markeer prioriteiten met vlaggen of sterren. Pas de 2-minutenregel toe: beantwoord of handel mails af die minder dan 2 minuten duren.​

Filters en regels opzetten

Maak automatische regels in Outlook of Gmail: stuur nieuwsbrichten naar een ‘Subscriptions’-map, prioriteer mails van je baas of klanten, en label projectmails. In Gmail gebruik je filters voor labels op basis van afzender of keywords; in Outlook regels voor mappen. Zo blijft je inbox schoon zonder handmatig sorteren.​

Geavanceerde tips met tools

Integreer GTD: categoriseer in Actie, Wachten op, Later of Archief-mappen voor overzicht. Plan vaste triage-momenten (bijv. 3x per dag) en koppel aan je tools als FluentCRM of Make.com voor automatisering. Voor gedeelde inboxes vermijd chaos met ticketsystemen zoals Zendesk.